Данное сравнение производилось на основании средних затрат времени на управление и документооборот в организации, использующей 50 автоматизированных рабочих мест. При увеличении количества рабочих мест, эффективность от использования Системы bb workspace увеличивается с геометрической прогрессией.
Сравнение времени затрат на управление и документооборот до и после внедрения
Системы эффективного управления bb workspace
Выполняемое действие | Время выполнения до внедрения, часов | Время выполнения после внедрения, часов | Количество повторений в месяц | Количество задействованных сотрудников, человек | Итого времени до внедрения, чел/часов | Итого времени после внедрения, чел/часов |
Взаимодействие сотрудников друг с другом | 0,05 | 0,01 | 200 | 50 | 50 | 10 |
Получение всей информации по клиенту | 0,5 | 0,02 | 50 | 3 | 75 | 3 |
Регистрация внешний корреспонденции | 0,05 | 0,02 | 400 | 2 | 40 | 16 |
Регистрация внутренних документов | 0,05 | 0,02 | 300 | 1 | 15 | 0 |
Подготовка типовых документов | 2 | 1 | 10 | 15 | 300 | 150 |
Подготовка регламентированных отчетов и реестров | 0,5 | 0,05 | 10 | 2 | 10 | 1 |
Согласование документов и задач | 3 | 0,25 | 20 | 5 | 300 | 25 |
Ознакомление с документами и задачами | 0,5 | 0,1 | 10 | 50 | 250 | 50 |
Уведомления и напоминания о сроках исполнения документов и задач | 0,2 | 0,01 | 300 | 5 | 300 | 15 |
Формирование и согласование бюджета | 5 | 1 | 1 | 10 | 50 | 10 |
Сканирование бумажных документов с последующей каталогизацией | 0,05 | 0,01 | 300 | 1 | 15 | 3 |
Поиск документов по известным атрибутам | 0,2 | 0,01 | 20 | 50 | 200 | 1 |
Поиск документов с неизвестными атрибутами (по тексту содержимого) | 2 | 0,01 | 2 | 50 | 200 | 1 |
Размножение документов на бумажных носителях | 0,01 | 0 | 1000 | 2 | 20 | 0 |
Затраты времени на обслуживание копировально-множительной техники | 1 | 0,2 | 5 | 1 | 5 | 1 |
ИТОГО: | 1830* | 286** |
* 1830 человек/часов. Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно тратит по технологии работы с бумажными документами ~1,9 часа, т.е. порядка двух часов.
** 286 человек/часа.Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно затрачивает по технологии работы с электронными документами ~0,3 часа, т.е. не более 20 минут. Разница с бумажной технологий работы составляет более, чем в 6 раз.
Умножив полученное значение на среднюю стоимость человек/часа в каждой конкретной организации, можно получить в денежном выражении значение эффективности внедрения Системы bb workspace
Кроме того, так же можно ещё учесть стоимость расходных материалов (бумага, картриджи для принтера и ксерокса), которые более активно расходуются при использовании бумажных технологий работы.
Система эффективного управления bb workspace помогает значительно сократить издержки управления и делопроизводства, позволив направить высвобожденные ресурсы и средства на дальнейшее развитие Вашей организации.
|
|
Пожалуй, исполнительская дисциплина является определяющим фактором работы любой организации, особенно, если финансовые потоки такой организации содержат бюджетную составляющую. В любом случае, своевременное исполнение поставленных задач, всегда играет важную роль в формировании имиджа предприятия, чем бы оно не занималось.
Стоит также отметить, что на крупных предприятиях и в крупных организациях задача контроля исполнения заданий осложнена еще и тем, что исполнителей у одного задания может быть несколько. Такую задачу довольно сложно решить в современных условиях без использования средств автоматизации. Наверное, единственным средством, которое может обеспечить автоматизацию контроля над состоянием исполнения задач по различным документам, может считаться только система bb workspace, а если говорить конкретнее, то ее визуальный слой bb docflow.
Данный программный комплекс позволяет организовать структуру документооборота любой сложности и на любом предприятии или организации. Здесь стоит отметить, что любой входящий документ, который требует принятия решения, руководитель организации или предприятия поручает конкретному лицу. В свою очередь, это лицо само может быть руководителем отдела или структуры, что дает ему полномочия назначить конкретного исполнителя уже в своей подразделении. В таком случае без внедрения автоматизированной системы контроля, одной из которых является система bb workspace, нельзя гарантировать своевременное исполнение и контроль над его состоянием со стороны руководства организации. Внедрение же системы bb workspace позволяет с помощью визуального слоя bb docflow контролировать малейшие изменения, связанные с ходом исполнения документа. В слое bb docflow можно отображать любую информацию, связанную с исполнением документа. Это могут быть и простые заметки и комментарии, и указание суммы, которая требуется для выполнения этой задачи, и смена ее исполнителей. При этом, вся информация о ходе исполнения задания будет доступна руководителям, которые дали это задание, то есть, оно будет на постоянном контроле, при этом, контрольные сроки по исполнению задания слой bb docflow также позволяет назначить и своевременно автоматически о них напоминать. Таким образом, внедрение программного комплекса bb workspace, разработанного компанией «Дабл Би» и, в частности, использование визуального слоя bb docflow, позволят значительно увеличить исполнительскую дисциплину в любой организации, а значит и повысить ее имидж в видении партнеров.
Другие полезные статьи от bb software