Данное сравнение производилось на основании средних затрат времени на управление и документооборот в организации, использующей 50 автоматизированных рабочих мест. При увеличении количества рабочих мест, эффективность от использования Системы bb workspace увеличивается с геометрической прогрессией.
|
Сравнение времени затрат на управление и документооборот до и после внедрения
Системы эффективного управления bb workspace
|
| Выполняемое действие |
Время выполнения до внедрения, часов |
Время выполнения после внедрения, часов |
Количество повторений в месяц |
Количество задействованных сотрудников, человек |
Итого времени до внедрения, чел/часов |
Итого времени после внедрения, чел/часов |
| Взаимодействие сотрудников друг с другом |
0,05 |
0,01 |
200 |
50 |
50 |
10 |
| Получение всей информации по клиенту |
0,5 |
0,02 |
50 |
3 |
75 |
3 |
| Регистрация внешний корреспонденции |
0,05 |
0,02 |
400 |
2 |
40 |
16 |
| Регистрация внутренних документов |
0,05 |
0,02 |
300 |
1 |
15 |
0 |
| Подготовка типовых документов |
2 |
1 |
10 |
15 |
300 |
150 |
| Подготовка регламентированных отчетов и реестров |
0,5 |
0,05 |
10 |
2 |
10 |
1 |
| Согласование документов и задач |
3 |
0,25 |
20 |
5 |
300 |
25 |
| Ознакомление с документами и задачами |
0,5 |
0,1 |
10 |
50 |
250 |
50 |
| Уведомления и напоминания о сроках исполнения документов и задач |
0,2 |
0,01 |
300 |
5 |
300 |
15 |
| Формирование и согласование бюджета |
5 |
1 |
1 |
10 |
50 |
10 |
| Сканирование бумажных документов с последующей каталогизацией |
0,05 |
0,01 |
300 |
1 |
15 |
3 |
| Поиск документов по известным атрибутам |
0,2 |
0,01 |
20 |
50 |
200 |
1 |
| Поиск документов с неизвестными атрибутами (по тексту содержимого) |
2 |
0,01 |
2 |
50 |
200 |
1 |
| Размножение документов на бумажных носителях |
0,01 |
0 |
1000 |
2 |
20 |
0 |
| Затраты времени на обслуживание копировально-множительной техники |
1 |
0,2 |
5 |
1 |
5 |
1 |
| ИТОГО: |
1830* |
286** |
* 1830 человек/часов. Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно тратит по технологии работы с бумажными документами ~1,9 часа, т.е. порядка двух часов.
** 286 человек/часа.Т.е., в среднем, из расчета 50 сотрудников и 20 рабочих дней в месяце, получается, что каждый сотрудник ежедневно затрачивает по технологии работы с электронными документами ~0,3 часа, т.е. не более 20 минут. Разница с бумажной технологий работы составляет более, чем в 6 раз.
Умножив полученное значение на среднюю стоимость человек/часа в каждой конкретной организации, можно получить в денежном выражении значение эффективности внедрения Системы bb workspace
Кроме того, так же можно ещё учесть стоимость расходных материалов (бумага, картриджи для принтера и ксерокса), которые более активно расходуются при использовании бумажных технологий работы.
Системы эффективного управления bb workspace помогает значительно сократить издержки управления и делопроизводства, позволив направить высвобожденные ресурсы и средства на дальнейшее развитие Вашего бизнеса.
|
