Бесплатная версия СУБД Хранение данных в различных базах данных за каждый календарный год позволяет совершенно бесплатно использовать целых 16 лет Microsoft SQL Server Express Edition.

Низкая стоимость владения Эффект от использования bb workspace позволяет сократить издержки на обеспечение финансово-хозяйственной деятельности в 6 раз

Узнайте больше о преимуществах bb workspace

Нюансы управления документами в СЭД и ECM

Большинство российских документоведов до сих пор консервативны в понимании сути документов. В их представлении бумажный и электронный документы практически одинаковы. Более того! Часто электронная версия воспринимается как продолжение или обычный заменитель печатного документа.
В какой-то мере применительно к организационно-распорядительной и справочно-аналитической документации это оправдано, и поэтому работа с документами в СЭД очень напоминает классическое делопроизводство. Однако использование современных ECM-платформ делает электронные документы намного более функциональным и «живым» деловым инструментом.

Отличия между работой с документами в ECM и СЭД

Организация документооборота в классической СЭД и многофункциональной ECM основана на совершенно разных философии и подходе к автоматизации делопроизводства.
Фактически обычные СЭД оперируют даже не с самими документами, а с их регистрационными карточками, в то время как документ при этом вполне может оставаться бумажным. СЭД «считает» документом только тот носитель информации, который в ней зарегистрирован и, соответственно, оформлен по регламентированным правилам. Такая система работает не столько со смыслом и содержанием, сколько с формальными атрибутами.
В то же время, ECM-платформа позволяет управлять неструктурированным корпоративным контентом, представленным не только классической управленческой, но и другой деловой информацией — задачами, бюджетными лимитами, заявками на финансирование, карточками клиентов и сотрудников, отчётами, шаблонами и т.д. и т.п. То есть для ECM-платформа «важны» не только атрибуты, целостность, истинность документов, но и их смысловое содержание.
Преимущество работы в ECM — тесная взаимосвязь документов разных оболочек (визуальных слоёв), предназначенных для решения отдельных задач. В результате комплексной работы с любым документом (документами) существенно ускоряются основные бизнес-процессы, а руководство получает в распоряжение наиболее свежую и объективную информацию о состоянии дел в организации.
И, наконец, ещё одна важная особенность ECM-платформ — внедрение инновационных форм работы с документами. Так, например, в отечественной мультифункциональной системе bb workspace (разработчик — ЗАО «Дабл Би», Москва) реализована возможность ведения делопроизводства в удалённом доступе (частном облаке) и предусмотрены удобные инструменты для обработки документации непосредственно в почтовом агенте.
Хотя работа с неструктурированной информацией является намного более сложной, чем с обычными регистрационными карточками, именно такой подход к делопроизводству гармонизирует управление предприятием и позволяет оперативно принимать грамотные и своевременные управленческие решения.