Существует ли универсальная технология электронного документооборота? Ведь основой технологий электронного документооборота является использование электронных документов и электронно цифровой подписи. Электронная форма документа используется для представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств. Казалось бы, всё достаточно универсально.

Документ в системе электронного документооборота - это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно-графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

• Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
• При наличии доказательств, определяющих момент подписания;
• Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.