Эффективность управления любым предприятием, любой организацией, прежде всего, зависит от четкой и слаженной работы всех его структур, а для этого необходимо обеспечить эффективное взаимодействие подразделений такого предприятия. Естественно, если организация небольшая и, к тому же, частная, состоящая из нескольких сотрудников, можно вполне обойтись устными распоряжениями и приказами.

К тому же, в таких организациях и финансовые вопросы решаются довольно просто, например, вполне возможна ситуация, когда программист фирмы за пару минут на словах объяснит ее руководителю, что необходимо несколько тысяч рублей на модернизацию сервера, а еще через пару минут бухгалтер по устному распоряжению оплатит счет на эту сумму. На крупных предприятиях, а особенно, на государственных и тех, которые имеют бюджетное финансирование, такая просьба не может быть решена без соответствующего письменного обоснования и резолюции на нем. И это лишь один пример, а подобных случаев за день в крупной компании может быть несколько сотен.

К тому же, вместе с внутренними документами будет присутствовать множество внешней корреспонденции, сроки ответов на которую могут быть регламентированы законодательно. Даже если выделить одного человека, а то и целый отдел, который будет следить за исполнением этих сроков, в любой момент может вмешаться человеческий фактор, сроки будут пропущены, а это может иметь негативные последствия.

Избежать подобных неприятностей, повысить эффективность организации работы и исполнительской дисциплины поможет система автоматизации на основе электронного документооборота, разработанная компанией "Дабл Би". Стоит отметить, что эта система появилась не вчера и уже успела заслужить популярность у многих пользователей.

Электронный документооборот на основе системы bb workspace позволит свести до минимума все этапы работы с документами. При этом, обеспечивается абсолютная прозрачность прохождения документа по инстанциям на каждом этапе его подготовки и согласования. С помощью такой системы любой человек, у которого есть соответствующие права, может проконтролировать сроки исполнения, количество документов и состояние их готовности. Отпадет необходимость в ручном поиске любого документа, ведь все документы будут находиться в электронной системе.

Время на подготовку типовых документов внутреннего и внешнего документооборота может сократиться в несколько раз. Шаблоны типовых документов, которых в системе насчитывается несколько тысяч, могут быть дополнены пользовательскими шаблонами на любой случай. Время на подготовку ответа на письмо или же внутренней служебной записки сократиться до минимума. Необходимо будет только ввести содержательную часть документа, а все необходимые реквизиты отправителя и получателя система bb workspace заполнит сама на основе справочной информации и эффективность внедрения системы электронного документооборота bb workspace будет заметна уже через несколько дней.