Эффективность внедрения системы управления электронным документооборотом во много зависит от правильного выбора СЭД для автоматизации делопроизводства. Вместе с тем, использование таких универсальных многофункциональных решений, как bb workspace, легко настраиваемых под потребности организации и позволяющих автоматизировать не только делопроизводство, но и другие бизнес-процессы, существенно снижает вероятность ошибок при выборе продукта.

При выборе СЭД для автоматизации делопроизводства, в первую очередь, необходимо оценить, насколько функциональные возможности программы соответствуют особенностям документооборота, основным бизнес-процессам организации и ожиданиям от изменения системы управления документами. Только в таком случае внедрение СЭД/ECM принесёт желаемые результаты.

Разработчики многофункциональной ECM-платформы bb workspace позаботились о том, чтобы инструменты программы позволяли автоматизировать не только электронный документооборот, но и другие бизнес процессы организации, а её функционал мог быть легко адаптирован под потребности любого клиента.

Типичные ошибки при выборе СЭД
Чаще всего при оценке функционала СЭД пользователи допускают следующие ошибки:
• приобретение продукта, функциональные возможности которого не соответствуют поставленным задачам: например, использование классической системы документооборота для целей, связанных с бюджетированием или работой с контрагентами или кадрами;
• попытка адаптировать готовое решение под собственные потребности без учёта отраслевой или индивидуальной специфики деятельности;
• выбор дешёвой малофункциональной СЭД с попыткой её модернизации силами IT-подразделения организации;
• внедрение продукта без таких важных интегрированных функций, как сканирование, импорт документов и т.п., или несовместимого с традиционными офисными программами или 1С: Бухгалтерией;
• недостаточное внимание к технологиям защиты информации, реализованным в программе.

Последствия неправильного выбора СЭД
Наиболее распространёнными последствиями выбора системы электронного документооборота с «неподходящим» функционалом являются:
• низкая эффективность автоматизации бизнес-процессов;
• сбои в хозяйственной деятельности и убытки, связанные с неправильным делопроизводством;
• дополнительные вложения в модернизацию существующего продукта или его замену новым;
• недостаточная защищённость информации;
• напряжённость в коллективе, «усталость» от проекта и поиск «виновных» в неудаче, который может привести к потере ценных сотрудников;
• разочарование руководства от результатов внедрения продукта вплоть до отказа от дальнейшей автоматизации, приводящего к снижению конкурентоспособности организации.

Хорошей возможностью оценить программу и избежать нежелательных последствий от её внедрения является установка бесплатной версии системы. Например, ЗАО «Дабл Би» (г. Москва) предлагает два варианта бесплатной установки bb workspace на 5 и 10 пользовательских лицензий. Эта программа является многофункциональной ECM-платформой, позволяющей комплексно автоматизировать всю хозяйственную организации. Одно из её преимуществ - существенное снижение затрат на рутинную работу и наличие функционала для более глубокого финансового и экономического анализа. К тому же, её можно максимально адаптировать к потребностям любой организации.