Электронный архив

Электронный архив является неизбежной частью работы любой организации, фирмы, компании или учреждения. Это электронный архив входящей и исходящей корреспонденции, отчетов, внутренних приказов и распоряжений, а также письма и приказы вышестоящих и контролирующих организаций. Что же происходит при использовании электронного архива в документообороте, если он основан полностью на бумажных технологиях?

Во-первых, например, входящее письмо вышестоящей организации регистрируется в журнале, передается на резолюцию руководителю, потом с него снимают несколько копий, и передают по инстанциям для исполнения. Естественно, что любой документ должен быть сохранен в архиве, причем, сроки хранения документов различного типа могут быть разными, например, год, 3 года или больше. То есть, по концу года все такие документы сшиваются в папки и хранятся в архивном помещении.

Однако, бывают ситуации, когда к архивным документам приходиться обращаться вновь и вновь, к тому же иметь возможность быстро найти необходимый документ. Например, довольно часты случаи, когда от вышестоящей организации приходит письмо с требованием отчитаться, что сделано по таким-то пунктам писем, от разных лет, которые, к тому же ссылаются друг на друга или дополняют одно другое. Если бумажный архив ведется безграмотно, поиск этих писем может занять несколько дней. Так существует ли выход из подобного положения? Конечно существует, если внедрить на предприятии систему управления bb workspace разработки компании «Дабл Би» и использовать визуальный слой системы bb docflow, который как раз и отвечает за создание и ведение электронного документооборота компании и создании электронного архива.

То есть, любой входящий документ, сканируется и переводиться в электронный вид и именно с этой электронной копией документа проходит вся дальнейшая работа. На него накладывается резолюция, автоматически он становится доступным исполнителю. Соответственно, сокращаются сроки обработки такого документа, а также автоматически решается вопрос с его архивным хранением в электронном виде. То есть, после того, как документ исполнен, он переводится в статус архивный с заполнением архивной карточки на этот документ, где может быть указан его номер, дата и отправитель и ряд других ключевых параметров, необходимых для его быстрого поиска в программе для ведения электронного архива организации.

Для поиска любого документа в архиве необходимо будет ввести его номер и дату, после чего документ сразу станет доступен для работы. Количество архивных документов за год может быть огромно и чтобы не замедлять скорость их поиска из-за постоянно растущей архивной базы данных, в bb workspace применен принцип хранения архивов за разные года в разных базах данных. Это позволяет не снижать скорость поиска документа даже после нескольких лет эксплуатации системы bb workspace.

Применение визуального слоя bb docflow для автоматизации работы и хранения документов не только значительно повысит скорость и удобство работы с ними, но и позволит сэкономить на создании бумажных копий документов, то есть получить экономию бумаги, а также продлит ресурс работы копировальной техники.