Автоматизация делопроизводства и тайм-менеджмент
Использование комплексных программных решений с функционалом для автоматизации делопроизводства, тайм-менеджмента, работы с контрагентами и кадрами, бюджетирования позволяет существенно увеличить эффективность деятельности любой организации. Именно такие возможности предоставляет пользователям отечественная многофункциональная СЭД bb workspace со встроенными инструментами учёта рабочего времени.
Руководителю любой организации, конечно же, хотелось бы, чтобы рабочее время сотрудников использовалось с максимальной пользой для достижения поставленных результатов. При этом объективный контроль за работой специалиста может быть обеспечен только с помощью специальных средств учёта времени и соответствующих программных решений. Одним из важных преимуществ ECM-системы bb workspace является её многофункциональность. Так, например, программа имеет все необходимые инструменты для автоматизации делопроизводства, тайм-менеджмента и других бизнес-процессов.
Функции системы учёта рабочего времени bb time-management
Основным предназначением системы bb time-management является автоматическое формирование ежедневных отчётов о затратах рабочего времени каждым сотрудником. С помощью инструментов системы учёта можно рассчитать время, затрачиваемое любым специалистом на выполнение конкретных видов работ, в любом разрезе времени, от дня до года.
Кроме того, bb time-management может работать в режиме секундомера для оценки времени, необходимого для выполнения определённого задания.
Фактически система тайм-менеджмента, интегрированная в программу bb workspace, является наиболее простым и максимально удобным для пользователей инструментом контроля и самоконтроля.
Хотя bb time-management встроена в визуальный слой bb staff, она может быть использована в автономном режиме.
Технология учёта трудозатрат в bb time-management
Основной учётной формой системы являются так называемые карточки по учёту рабочего времени (УРВ), которые добавляются каждым сотрудником самостоятельно при нажатии на кнопку в левой панели «Добавить запись по учёту времени». Действие такой карточки распространяется только на один календарный день.
В автоматически сформированной карточке отображаются текущая дата, время прихода и время ухода, которые могут подтягиваться из базы, если это не первая запись за этот день. Также по умолчанию может быть подтянут вид работ. Кроме того, этот параметр может быть выбран сотрудником самостоятельно из контекстно-зависимого справочника.
Редактирование справочника «Виды работ» доступно Администратору, пользователю с административными правами в bb staff и всем руководителям подразделений, указанным на карточке подразделения в поле «Руководитель подразделения».
Принадлежность вида работ может быть как общей, так и личной в рамках конкретных должностей. На карточке в ниспадающем списке отображаются общие виды работ и личные виды работ, доступные конкретному сотруднику. Ниспадающий список с видами работ упорядочен по алфавиту.
Для расчета статистики по затраченному времени сотрудником, который указан на карточке по учёту рабочего времени, используется кнопка «Рассчитать время, затраченное по текущему виду работ» и выбирается временной разрез для формирования данных.
Таким образом, система bb time-management предоставляет руководителям структурных подразделений и всей организации объективные сведения для оценки эффективности использования рабочего времени и различных видов работ.
|
 |
|
