На главную
Написать разработчику
Современный документооборот или на крыльях мечты

Википедия, одна из самых популярных энциклопедий, разбивает документооборот на пять этапов: http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE

 - «Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;

 - Передача документа в бухгалтерию;

 - Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;

 - Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:

     - таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции);

     - группировку;

     - контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);

- Сдача документов на хранение в архив.

И это при том, что документы, поступающие в организацию, проходят:

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение.»

Но это на бумаге пять этапов, в жизни их часто бывает больше… увы, секретари и бухгалтеры, бывает, по ошибке передают документ не в тот кабинет или засовывают его не в ту папку… а пока они отправляются на поиски, у их кабинетов выстраиваются длинные очереди, и до недавнего времени ускорить эту процедуру можно разве что на крыльях мечты. Недаром в русском языке даже появилось слово «толкач» - это тот, кто ходит по кабинетам…

Однако все изменилось с появлением на свет программ документооборота.

Электронные системы документооборота радикально изменили дело. Теперь уже коварный секретарь не может держать своего начальника в неизвестности. Относительно любого документа можно за считанные секунды получить полную информацию - в какой папке файле) его искать, какие инстанции он прошел, в кабинете какого начальника он лежит на подписи, каков объем этого документа и т.д. Поиск документа возможен по точному названию, по дате выпуска, по ключевым словам (что очень удобно, если вы забыли название), по адресату и т.д.

Это экономит время, усилия и позволяет всегда иметь необходимую информацию для определения стратегии компании. Но программисты пошли еще дальше и изобрели электронную подпись. В России закон «Об электронной цифровой подписи» действует с 2002г. , и на цифровые подписи распространяется стандарт ГОСТ Р 34.10-2012.

Электронные подписи бывают двух видов: простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. В качестве постой подписи используются одноразовые пароли, которые высылаются на мобильный телефон клиента. Усиленная электронная подпись состоит из трех частей:

- Сертификат

- Открытый ключ

- Закрытый ключ

Сертификат содержит краткую информация о владельце.

В большинстве схем шифрования закрытый ключ используется для шифрования подписи, а открытый – для прочтения документов. Если после подписания документа в него были внесены изменения, то адресат получит сообщение, что сертификат документа недействителен. Это позволяет обнаружить изменения, внесенные в текст после его подписания.

2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169 вышел приказ Министерства по налогам и сборам РФ «Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».

А с 2011г. В России разрешены электронные счета-фактуры. Для повышения защиты от постороннего вмешательства используется криптозащита и защищенные каналы связи.

А, главное, электронные документы ныне перемещаются с такой скоростью, что ни одному самолету за ними не угнаться, какими бы крыльями они ни обладал – если только это не крылья мечты!

<< назад
© АО "Дабл Би", 2003-2018
8 (800) 333-55-60